A resposta direta primeiro, o roteiro na sequência e, no fim, por que isso quase nunca acontece.
Separe a base por tempo de sumiço, chame cada grupo com uma mensagem pessoal que lembra a última visita, e faça isso em sequência curta: primeiro contato, reforço alguns dias depois, último toque no fim do mês. Trazer de volta quem já confiou na clínica costuma custar menos que conquistar um paciente novo, e todo cadastro com alguns anos de clínica acumula gente que não voltou.
Quem não volta há mais de seis meses, separado por faixa: seis a doze meses, mais de um ano, tratamento interrompido.
Lembre a última consulta, pergunte como a pessoa está, ofereça um horário.
Sem resposta? Um reforço dias depois e um último toque adiante. Mais que isso vira incômodo.
Sem registro, o resgate de um mês morre no mês seguinte.
Trate a reativação como parte da semana da recepção, com dia e hora.
Porque depende de alguém lembrar. A lista de inativos não grita: ela dorme no cadastro enquanto a recepção apaga incêndio. A reativação só vira receita quando sai da memória da equipe e entra no sistema, que separa a base, monta a fila de quem chamar na semana e mostra quem voltou.
No AvantiCore Odonto, o motor de recall separa a base por tempo sem retorno, monta a fila de quem chamar na semana e registra cada resposta e cada volta. Cada contato fica na trilha, com data e responsável.
powered by AIOSUma mensagem pessoal e acolhedora: lembrar a última consulta, perguntar como a pessoa está e oferecer um horário. Tom de reencontro, sem pressão e sem cara de campanha.
Uma régua prática: acompanhar a partir de seis meses sem retorno e tratar como inativo quem passa de um ano. Tratamentos interrompidos merecem um grupo próprio, porque a conversa é outra.
O diagnóstico olha o seu cadastro, a rotina de retorno e o que hoje depende de alguém lembrar, e devolve um plano de 90 dias. O laudo vem antes de qualquer proposta.